Der Bedarf an Gütern und Arbeitskräften lässt sich aufgrund der oft unbeständigen Nachfrage nur schwer kalkulieren. Gezeigt haben dies unter anderem die Erfahrungen vergangener Wirtschaftskrisen, aber auch die derzeitige konjunkturellen Erholung in Deutschland. Diese Schwankungen erschweren gerade Personalplanern die Schichtorganisation, da sie Über- und Unterbesetzungen aus Kostengründen vermeiden müssen. Denn nach wie vor verursachen Löhne meistens den größten Kostenanteil in Unternehmen.

Welcher Mitarbeiter arbeitet in welchem Unternehmensbereich? Wann beginnen und wann enden seine täglichen Schichten? An welchem Firmenstandort ist er im Einsatz? Und wie werden diese und weitere personalpolitische Aspekte von der wirtschaftlichen Volatilität beeinflusst?

Fest steht: Personalverantwortliche müssen schnell auf veränderte Anforderungen reagieren können. Durch die Vielzahl der zur Verfügung stehenden Instrumente, wie flexible Arbeitszeitmodelle oder Leiharbeit, nimmt auch die Komplexität des Workforce-Systems zu. Dabei sollte das Personalmanagement nicht nur das Wohl des Betriebes, sondern auch das der Mitarbeiter im Auge behalten. Mit manuell erstellten Tabellenkalkulationen lassen sich die immer komplexer werdenden Prozesse der Arbeits- und Schichtplanung nicht mehr gestalten.

Personalplaner setzen auf eine bedarfsorientierte Software, die ihnen durch genau angepasste Personalprofile mit hinterlegten Informationen über Qualifikationen, Arbeitsverträge und Arbeitszeitkonten die Schichtplanung erleichtert. Sie erstellen Kennzahlen-Reportings, mit denen sie Mitarbeiterinformationen, Lohnarten und Dienstplandaten miteinander kombinieren oder einzeln auswerten. Diese Auswertungen gestatten ihnen ein effektives Personal- und Kostencontrolling. Ein sogenanntes „Forecast-Management" erlaubt ihnen, sich durch die Informationen zu den zur Verfügung stehenden Mitarbeitern besser auf schwankende Auftragslagen einzustellen.

Prognosen für Bedarfe ableiten

Personelle Auslastungserwartungen sollten somit erkennbar sein, um optimal planen zu können. Wichtig dabei ist es, langfristig, mittelfristig und kurzfristig im eigenen Betrieb nach Arbeitskräften zu suchen und Mitarbeiter einplanen zu können. Grundlage dieser Berechnungen bilden Budgetfragen, Personalentscheidungen, Arbeitszeitmodelle, die Urlaubsplanung und Auftragsdaten der jüngsten Vergangenheit.

Die aus diesen Daten abgeleitete Produktivitätserwartung gibt Aufschluss über den Personalbedarf. Abweichungen bei Soll- und Ist-Ständen weisen auf Unter- oder Überlastungen hin, so dass sich Standzeiten oder Engpässe ableiten lassen. Kurzfristige Prognosen erstellen Anwender anhand aktueller Produktionsdaten aus angebundenen ERP-, MES- und PPS-Systemen. Aus den Vorhersagen leiten Personaler ab, wann und wie viele Leiharbeiter sie ggf. anfordern müssen.

Personalreserven erkennen und nutzen

Die Interflex-Software SP-Expert veröffentlicht die Bedarfe mit den erforderlichen Anforderungen an Qualifikationen, Tätigkeiten und Aufgaben betriebsintern in einem „Flexpool". Bei Bedarfsspitzen in der Produktion überprüft die Software zunächst, ob sich die Nachfrage mit eigenen Personalreserven decken lässt. Personalplaner erhalten damit ein Mittel an die Hand, um anhand von Schichtplänen und Arbeitszeitkonten verschiedene Möglichkeiten einer internen Besetzung zu prüfen sowie kostenintensive Leiharbeit zu vermeiden. Erfolgt die Produktion an mehreren Standorten, können auch mehrere „Flexpools" angelegt und verwaltet werden. Anwender kalkulieren, ob sie Mitarbeiter aus anderen Standorten anfordern oder, ob sie entbehrliche Arbeitskräfte an andere Standorte „verleihen".