IT & Kommunikation

Chaos und Kontrolle: Fünf Schritte ins moderne OP-Management

17.05.2021 - Rüstzeiten, Lagerverwaltung, Eingangskontrolle – Vorgänge, die man eher in einer Fabrik erwartet, könnten das OP-Management erleichtern.

Die Situation ist nicht ungewöhnlich: Vor wenigen Jahren wurde der OP-Trakt des Klinikums komplett umgebaut. Doch das Aufkommen an Operationen wuchs stärker als erwartet. Die Steigerungsrate von fünf Prozent hat sicherlich niemand vorhergesehen. Die Anzahl der Säle und deren Anordnung entspricht dann unter Umständen ganz schnell nicht mehr der Realität.

Die Aussage, dass ein Bit keine Viren töten und keinen Patienten operiert, ist selbstverständlich richtig. Doch ebenso richtig ist, dass Informationstechnik im Krankenhaus eine Menge bewirken kann. Da gilt nicht nur für die Abrechnung, sondern schon für die Planung. Auch im OP-Management leistet die IT inzwischen einen beachtlichen Beitrag, doch allein mit einer OP-Management-Software und einer Software für die Personaleinsatzplanung (PEP) ist noch nichts gewonnen.

Fünf Ansätze nennen Experten, wenn es um die Verbesserung des OP-Managements geht: Standardisierung mit Fallwagen, Chaotische Lagersysteme, Zeiterfassung und PEP, OP-Säle erneuern (Stichwort „Materialfluss“), Neudenken von Prozessen mit allen Beteiligten.

Neubau – gut, aber kein Muss

Modernes OP-Management, und das ist bislang noch nicht in allen Häusern die Normalität, setzt ein weit reichendes Neudenken von Prozessen voraus und bedarf unter Umständen der baulichen Umsetzung. Die IT fungiert hier fast überall unterstützend – dann durchaus mit Software für die Personaleinsatzplanung und die Warenwirtschaft. Geht man noch stärker in die Bereiche des Um- und Neubauens, so könnte hier sogar der Einsatz vom BIM-Lösungen interessant werden. BIM heißt in diesem Zusammenhang Building Information Management (oft auch Building Information Modeling) und beschreibt in der DIN EN ISO 19650 wie Bauvorhaben durch digitale Prozesse gesteuert und in durchgehend digitalen Formaten geplant und ausgeführt werden. Neben dem großen Ansatz des Neubaus bzw. Umbaus „auf der grünen Wiese“ wie ihn einige große Universitätskrankenhäuser in Deutschland schon bewältigt haben, gibt es kleinere Ansätze wie z.B. das Fallwagenkonzept.

Beim Neubau steht der OP-Trakt im Mittelpunkt. Während aber bislang, gerade in Traditionshäusern, jeder OP-Saal oft seine eigenen Waschräume, Einleitung, Ausleitung und Lager hat, lassen sich Operationen effizienter gestalten, wenn dies baulich unterstützt wird. Dann wird gibt es z.B. einen Waschraum für mehrere OP-Säle. Dies lässt sich über die anderen Segmente fortsetzen. Der Vorteil besteht natürlich nicht im Umbau an sich, sondern darin, dass Verbrauchsmaterialien und Abläufe präziser gesteuert werden können.

Fallwagenkonzept blickt über den Tellerrand

Diese Optimierung der Weg setzt voraus, dass die „Rüstzeiten“ ebenfalls optimiert werden. Hier haben mehrere Häuser das Fallwagenkonzept für sich entdeckt. Anstatt für jeden einzelnen OP-Saal einen umfassend ausgerüsteten Materialraum vorzuhalten, wird ein Zentrallager verwendet. Die dafür erforderliche Software gibt es bei den Platzhirschen der Informatikanbieter im Gesundheitswesen – aber es lohnt sich auch ein Blick auf die Anbieter von Warenwirtschafts- und Logistiklösungen aus der Fertigungsindustrie. Auch die Konzepte großer Logistiker aus dem Online-Handel geben wichtige Anregungen und Lösungsansätze. Einer dieser Lösungsansätze ist die chaotische Lagerwirtschaft. Sie funktioniert nur mit IT-Unterstützung, kann aber z.B. den Vorteil bringen, dass auch Mitarbeiter, die keine medizinische Ausbildung haben, einen Fallwagen bestücken können.

Eine besondere Eigenschaft der chaotischen Lagerhaltung ist, dass ein Artikel (Klemme) nicht neben einem artverwandten Artikel (Schere) liegen darf. So werden Verwechslungen von vornherein vermieden. In der IT wird dafür eine eindeutige Bezeichnung für die Operation „OP-Name“ mit einer Stückliste für den Fallwagen verknüpft. Auch hier lohnt sich, zumindest für das Prinzipielle, der Blick über den Tellerrand zu Lösungen, mit denen in der Fertigung die „BOM“ (bill of materials, Stückliste) und der Materialfluss IT-gestützt gemanaged werden.

Ein Zentrallager hat gegenüber den vielen dezentralen Lagern auch den Vorteil, dass der Lagerbestand leichter kontrolliert bzw. mit dem Stand der IT abgeglichen werden kann. Mit der geeigneten IT-Unterstützung, über Barcodes an den Produkten und mit einem Tablet, werden die Mitarbeiter zu den Lagerfächern geleitet. Daher können im Lager künftig Mitarbeiter eingesetzt werden, die nicht dringend im OP oder auf den Stationen benötigt werden, und die keine (bislang wichtige) medizinische Ausbildung benötigen. 

PEP plus App

Ein weiterer alter Zopf, der für das OP-Management abgeschnitten werden könnte, sind die klassischen Schichtpläne. Excel und Aushang dürften längst passé sein. Doch was tun, wenn man den Mitarbeitern die gewohnte Flexibilität lassen oder eine arbeitnehmerfreundlichere Flexibilität schaffen will? Hierfür könnten die PEP-Software und die Lösung für das OP-Management mit einer Mitarbeiter-App kombiniert werden, die nicht nur über die aktuelle OP-Planung informiert, sondern über eine spezifische Anpassung an das jeweilige Krankenhaus auch Änderungen erlaubt. Die wichtigsten Voraussetzungen dafür sind eine durchgängige digitale Kommunikation sowie die Erfassung aller Zeiten sowie der Befindlichkeiten der Mitarbeiter von Teilzeitwunsch bis Familie.

Das Fazit lässt sich leicht ziehen: Die Anzahl der OPs steigt in allen Häusern, die Technik wird umfangreicher und komplexer, es müssen größere Flächen verwaltet werden. Damit das beherrschbar bleibt, helfen die IT und der Blick über den Tellerrand. Die genannten Maßnahmen klingen einfach. Doch haben noch nicht alle Häuser damit begonnen.

Autor: Holm Landrock, Dresden

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