IT & Kommunikation

Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signatur und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens

Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signatur und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens. C. Seidel, H. Kosock, A. Brandner, J. Balfanz, P. Schmücker, 70 Seiten, Shaker-Verlag GmbH, ISBN 978-3-8322-9102-0

Für Dokumente im Gesundheitswesen bestehen Aufbewahrungspflichten von bis zu 30 Jahren. InSpezialfällen liegen diese noch darüber.

Die in den letzten Jahren geschaffenen rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen für qualifizierte elektronische Signaturen ermöglichen es auch über diese langen Zeiträume hinweg, eine beweis- und revisionssichere Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente sicherzustellen. Originär elektronisch erzeugte und mit einer qualifizierten personenbezogenen elektronischen Signatur versehene Dokumente sind nach dem Signaturgesetz sogar handschriftlich signierten Dokumenten gleichzusetzen.

Die Erzeugung und die Sicherstellung des Erhalts elektronischer Signaturen ist mit finanziellen und organisatorischen Aufwenden verbunden, so dass es empfehlenswert ist, nicht grundsätzlich alle Dokumente z.B. einer Patientenakte mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Eine Systematik von Dokumenten im Gesundheitswesen unter dem Aspekt der Signaturnotwendigkeit und den notwendigen Aufbewahrungspflichten existiert noch nicht.

Auf der Basis einer umfangreichen Zusammenstellung gesetzlicher Vorgaben, Verordnungen und Richtlinien von Fachgesellschaften wird in dem vorliegenden Leitfaden ein Ansatz verfolgt, den Kliniken, Institutionen und Arztpraxen Empfehlungen an die Hand zu geben für eine praktikable Umsetzung des notwendigen Maßes an Rechtskonformität und Beweissicherheit der entstehenden Dokumente.

Differenziert nach Dokumentenklassen werden Empfehlungen ausgesprochen für die jeweils erforderlichen Signaturstufen, die sich von „ohne Unterschriftsnotwendigkeit" bis hin zu „notwendigerweise persönlich qualifiziert signiert" erstrecken.

Kernaussage ist die Feststellung, dass sich innerhalb der Einrichtungen unter Berücksichtigung gesetzlicher Notwendigkeiten und Vorgaben durch die Fachgesellschaften viele Gestaltungsmöglichkeiten und Freiheiten ergeben, In den meisten Fällen ist entweder keine Signatur erforderlich oder es sind geeignete Identifikationsverfahren ausreichend, die eine Person einer bestimmten Dokumentation zuordnen.

Wohingegen bei Dokumenten die für die Kommunikation nach außen bestimmt sind eine qualifizierte Signatur vorgesehen werden sollte. Insbesondere und ausdrücklich ist dies bei Dokumenten der Fall, von denen bei den externen Empfängern ärztliche Entscheidungen für die Behandlung von Patienten abhängig gemacht werden.

Besonderes Augenmerk muss gerichtet werden auf Patienteneinwilligungen, Verträge und Bescheinigungen. Diese sollten grundsätzlich in Papierform persönlich unterzeichnet oder originär elektronisch erzeugt personenbezogen qualifiziert signiert werden.

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