Durch Scannen über Barcode- oder RFID-Identifikation des Wareneingangs und -verbrauchs, durch Erfassen der Warenströme in einem einheitlichen Softwaresystem kann Zeit und Geld gespart, die Nachverfolgbarkeit sichergestellt und die Patientensicherheit verbessert werden.

Im Herz-Zentrum Bad Krozingen beispielsweise konnten durch die Einführung der scannerbasierten Materialdokumentation zum einen die Wirtschaftlichkeit deutlich erhöht und zum andern die patientenbezogene Verbräuche in Echtzeit visualisiert werden. Der gesamte Materialeingang und -verbrauch wird über Scanner erfasst und über WLAN an die zentrale Medizinische Datenbank zur Zusammenführung weitergeleitet. So kann das verbrauchte Material in Echtzeit für die Kostenrechnung festgehalten und der medizinischen Dokumentation übergeben werden. Bestellungen können dann vollautomatisch ausgelöst werden, Dispositionsarbeiten entfallen zu einem großen Teil. Schließlich wurde der Inventuraufwand je Abteilung von 6-7 Stunden auf 1,5 Stunden reduziert.

Schwierigkeiten bei der Umsetzung dieses Konzepts ergaben sich zunächst beim medizinischen Assistenz- und Pflege-Personal, das die Arbeit mit Scannern als unpassend für ihre Berufstätigkeit empfand („gescannt wird an der Supermarktkasse"). Hier ist inzwischen eine Gewöhnung erreicht worden. Weiter Schwierigkeiten macht das Fehlen von Barcodes auf vielen Warenverpackungen (nur 45% der Primärverpackungen haben einen Barcode) bzw. die Verwendung unterschiedlicher Barcodes bei den Lieferanten. EAN 13 und/oder EAN 128 können erfasst werden, andere Barcodes müssen aufwendig umformuliert und neu etikettiert werden.

Auch durch Lieferanten werden weitreichende Logistikoptimierungen zur Entlastung der Kliniken angeboten. Die Möglichkeiten reichen von der Anlieferung über das Einsortieren bis zum Managen der Bestände. In Hygiene und Krankenhaus-Sicherheit geschultes Personal des Lieferanten bringt die Sendungen bis in den sterilen Bereich. Auch dabei wird durchgängig mit Barcode- und RFID-Identifizierung gearbeitet. Optimale Lösungen werden dann erreicht, wenn es zur Integration der diversen Softwaresysteme und Festlegung von einheitlichen Standards kommt.