Erarbeiten einer Digitalisierungsstrategie – Praxisempfehlung zum Vorgehen

Die meisten Geschäftsführer deutscher Krankenhäuser beschäftigen sich nicht mehr mit der Frage, ob sie in die Digitalisierung ihrer Einrichtungen investieren sollten, sondern damit, welche konkreten digitalen Lösungen in welcher Reihenfolge sie verwirklichen werden.

Zur Fokussierung auf Ziele und Nutzen ist eine Digitalisierungsstrategie besonders erfolgskritisch. In einem solchen Projekt sollten vier Phasen durchlaufen werden:

Phase 1: Bestandsaufnahme Unternehmensstrategie und IT-Strukturen

Die Digitalisierungsstrategie ist als integrales Element der Unternehmensstrategie zu entwickeln. Im ersten Schritt ist daher zunächst die Strategie einer Klinik in ihrer Gesamtheit aufzubereiten: dies umfasst Medizinstrategie, Pflegestrategie, Ressourcenstrategie, Vorhaben zur Organisationsentwicklung, Bauzielplanung, etc. Im zweiten Schritt ist eine IT-Analyse mit folgenden Schwerpunkten durchzuführen:

  • IT-Personal: Quantität und Fachkenntnisse des IT-Personals, Aufgabenverteilung zwischen den Stelleninhabern, Aufbau-Organisation der IT-Abteilung;
  • IT-Prozesse: Leistungsspektrum der IT-Abteilung für die Anwender, Analyse der IT-intern definierten Prozesse der Service-Planung und -Erbringung (ITIL).
  • IT-Projekte: Analyse sämtlicher laufenden und geplanten Projekte mit IT-Bezug
  • Krankenhaus-Informationssystem (KIS): Analyse der (1) vorhandenen medizinischen und nichtmedizinischen KIS-Anwendungen sowie (2) der Server- und Speicherplattformen, Art und Anzahl der Gerätekategorien im Bereich Endanwender, Hausstandards, Netzwerkarchitektur mit Sicherheitskonzept.

Im dritten Schritt erfolgt schließlich ein Abgleich zwischen der verfolgten Unternehmensstrategie auf der einen und der IT auf der anderen Seite. Auf dieser Basis wird deutlich, wo die bestehenden digitalen Strukturen weiterentwickelt werden müssen und wo ggf. bislang ungenutzte digitale Potenziale schlummern, um die Strategierealisierung zu unterstützen.

Phase 2: Erarbeitung eines Zielbildes Digitalisierung

In Phase 2 steht die Entwicklung eines Zielbildes für die Digitalisierung im Mittelpunkt.

Hierfür stellt ein Workshop ein geeignetes Format dar. Er verfolgt zwei Ziele:

  1. Vervollständigung, Verfeinerung und Operationalisierung der bestehenden strategischen Unternehmensziele;
  2. Ableiten von Unter-Zielen, welche durch die Digitalisierung in den nächsten vier bis sechs Jahren realisiert werden müssen, um die Erreichung der unter a) geplanten strategischen Ziele bestmöglich zu unterstützen.

Als Teilnehmer des Workshops empfehlen wir: Geschäftsführung, CIO / Leiter IT, Ärztliche Direktion und Pflegedirektion. In Vorbereitung sollten Interviews mit den Teilnehmern genutzt werden, um weitere relevante Zielvorstellungen zu erheben und diese mit den Ergebnissen aus Phase 1 abzugleichen.

Phase 3: Priorisierung der Digitalisierungsprojekte

In einem zweiten Workshop sind die Digitalisierungsvorhaben auszuwählen, welche die relevantesten Beiträge zur Strategierealisierung liefern können. Um dies methodisch einheitlich und transparent zu gestalten, werden die Projekt-Ideen zunächst mittels einer Longlist zusammengetragen und dann anhand folgender Kriterien bewertet:

  • Strategischer Zielbeitrag;
  • Nutzen für die Patientenversorgung;
  • Machbarkeit;
  • Innovationsgehalt;
  • Aufwand (innerhalb der Longlist erfolgt eine indikative Einschätzung der personellen Ressourcen und der voraussichtlichen Investitions- und Folgekosten);
  • Zeitliche und inhaltliche Abhängigkeiten;
  • Dringlichkeit.

Zur Nachbereitung gehören neben der Zusammenfassung der Inhalte und den priorisierten Ergebnissen („Shortlist“) auch die Abstimmung der Rahmenbedingungen. Dazu zählen Aspekte wie etwa Projektorganisation (PMO, Lenkungsausschuss), Projektressourcen (personell, investiv, zeitlich) und Projektcontrolling.

Phase 4: Orchestrierung zum Masterplan Digitalisierung

Für jedes der priorisierten Digitalisierungsprojekte werden in dieser Projektphase detaillierte Projektpläne mit Festlegungen zum erwarteten Nutzen, zum Projektteam, zu Meilensteinen, Ressourcen und Projektrisiken erarbeitet. Sämtliche Ergebnisse – Zielbild Digitalisierung, Longlist, Shortlist, Projektorganisation, Projektaufträge – werden schließlich zum Masterplan Digitalisierung zusammengefasst. Dieser fungiert als Wegweiser durch die Digitalisierung für die kommenden Jahre. Angesichts der dynamischen und nur begrenzt vorhersehbaren Entwicklungen im digitalen Gesundheits-Ökosystem stellen die erarbeiteten strategischen Ziele und Steuerungsgrößen für die Digitalisierung eine Konstante dar, geben die nötige Orientierung und bilden das richtige Fundament für einen erfolgversprechenden digitalen Masterplan.

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