IT & Kommunikation

Vertragsmanagement und digitale Vertragsakte

03.08.2015 -

Mit einer SAP-integrierten Lösung herrscht Transparenz im Vertragswesen. So werden Synergieeffekte nicht mehr verschenkt, die Pflege und Überwachung der Verträge ist effektiv und zeitgemäß.

Das diffuse Gefühl, vielleicht gerade etwas zu übersehen, kennt jeder in einem Unternehmen, der einen Vertrag mit einem externen Dienstleister oder Zulieferer abschließt. Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden steht in vertraglichen Beziehungen zu einer vielen externen Partnern. Dazu zählen Dienstleister für das Facility Management, Lieferanten teurer Medizintechnik sowie Service Provider für deren Wartung. So erstellen und aktualisieren in Dresden täglich viele Abteilungen unterschiedlichste Verträge: die Rechtsstelle, der Einkauf, die Medizin- und Gebäudetechnik, das Rechenzentrum, die Aus- und Weiterbildung etc.

In der Vergangenheit geschah es dabei immer wieder, dass verschiedene Personen mit der Überwachung desselben Vertrags beschäftigt waren und Verträge viel zu oft kopiert wurden. Synergieeffekte wurden verschenkt, die Pflege und Überwachung der Verträge waren ineffektiv und nicht zeitgemäß. Um die Geschäftsprozesse rund um das Vertragsmanagement zu optimieren und den Überblick über die stetig wachsenden Vertragsbeziehungen nicht zur verlieren, führte das Krankenhaus in allen Geschäftsbereichen ein zentrales Vertragsmanagement für alle abgeschlossenen Verträge ein.

Klinikweite Transparenz über alle Verträge

„Wir wollten ein zentrales Werkzeug für sämtliche Verträge schaffen, auf das Beschäftigte in verschiedensten Abteilungen zugreifen können und das sich problemlos in unsere bestehende SAP-Landschaft integriert“, erklärt Dr. Thomas Rothe, Projektleiter SAP am Universitätsklinikum Dresden. Die Anforderungen an die Lösung: Alle am Klinikum existierenden Vertragsarten sollten sich in ihr abbilden und die notwendigen Metadaten für unterschiedliche Vertragsarten flexibel gestalten lassen. Mit dem künftig zentralen Vertragsmanagement wollte das Klinikum unternehmensweite Transparenz über jegliche Verträge erreichen.

Standardisierung versus Individualität

Nach Lösungsrecherche und Ausschreibung entschied sich die Klinik für die Lösung cuContract von Circle Unlimited. Nach einer rund sechsmonatigen Implementierungszeit ging die Vertragsakte in den produktiven Betrieb. „Eine der größten Hürden war es, die Systemanforderungen unterschiedlicher Bereiche in der Akte abzubilden“, erzählt Rothe. „Als wir z. B. die Feldmasken für die einzelnen Vertragsarten definierten, hatte fast jede Abteilung ihre eigenen Vorstellungen, wie die Maske beschaffen sein soll. Darauf kann man natürlich nicht in jedem Detail eingehen. Es geht darum, Standardisierung und Individualität gegeneinander abzuwägen.“

Die Lösung stellt im Standard die wichtigsten Vertragsarten zur Verfügung. Ihre Erfassungsmasken sind prinzipiell alle identisch gestaltet, lassen sich aber individuell per Customizing an die Bedürfnisse des Nutzers anpassen – eigentlich selbstverständlich, denn ein Dienstleistungsvertrag benötigt andere Felder als ein Lizenzvertrag.

Erfolgsrezept: Vertragsakte möglichst schnell befüllen

Das schnelle und vollständige Befüllen des Systems hält der SAP-Projektleiter für den wohl wichtigsten Erfolgsfaktor bei der Einführung eines unternehmensweiten Vertragsmanagements. Nur so fände eine Lösung die nötige Akzeptanz. Daher wurden an der Uniklinik alle 2.000 laufenden Verträge binnen kürzester Zeit eingescannt, verschlagwortet und im Vertragsmanagementsystem abgelegt. Bereits abgelaufene Verträge ließ man außen vor. „Ein enormer zusätzlicher Aufwand, der nicht nebenbei im Tagesgeschäft zu erledigen ist“, erzählt Rothe. „Jeder Vertrag muss einzeln gesichtet werden, nicht selten besitzen die einzelnen Vertragsakten mehr als 100 Seiten.“ Im Rahmen der Aufbereitung verschafften sich die Abteilungen einen Überblick über Verträge, die im Anschluss auf ihre Wirtschaftlichkeit geprüft wurden.

Terminüberwachung bringt den Mehrwert

Die hervorstechendste Eigenschaft des Vertragsmanagements ist für die Anwender der Klinik die umfassende Termin- und Fristenüberwachungsfunktion. Sie stellt laut Uniklinik den wesentlichen Mehrwert dar.

Aus Verträgen resultieren meist finanzielle Verpflichtungen: Leistung und Gegenleistung werden vereinbart, Termine und Fristen definieren die Leistungen zeitlich. Daher beinhaltet das Vertragsmanagementsystem detaillierte Funktionen zur Erinnerung an Fälligkeiten und Zahlungsverpflichtungen. Auch gibt es eine eigene Komponente, die die Rechnungs- und Zahlungspläne darstellt. Was in einem Dokumentenmanagementsystem aufwendig hinzuprogrammiert werden müsste, ist hier Standard.

Seit dem Start des unternehmensweiten Vertragsmanagements kamen rund 4.000 neue Verträge hinzu, so dass die Lösung heute bereits über 6.000 Verträge umfasst. Alle vertragsverhandelnden Abteilungen des Uniklinikums sind eingebunden. Rund 400 Mitarbeiter arbeiten ausschließlich mit cuContract, wenn es um Vertragsdaten geht. Rothe: „Wir haben jetzt einen vollständigen Überblick über die Vertragssituation der Klinik und können alle Fristen einhalten.“ Überholte Verträge mit regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen konnten aktualisiert, bei neuen Verträgen lässt sich auf bestehende günstige Bedingungen Bezug nehmen.

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