Mit Potentialanalyse KIS optimaler nutzen

  • Viele Krankenhäuser kennen das Problem: Ein modernes KIS ist installiert, doch wird es auch optimal genutzt?Viele Krankenhäuser kennen das Problem: Ein modernes KIS ist installiert, doch wird es auch optimal genutzt?

Das St. Nikolaus-Stiftshospital Andernach wollte Klarheit und ließ KIS-Hersteller Tieto eine Potentialanalyse durch­führen ... mit erstaunlichen Ergebnissen. Das Stiftshospital ist ein Akutkrankenhaus der Regelversorgung und akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Bonn mit 600 Mitarbeitern, 257 stationären Betten und zehn onkologischen Betten in der Tagesklinik.

Die Einrichtung versorgt rund 10.000 stationäre und 23.000 ambulante Patienten pro Jahr. IT-seitig vertraut das Haus seit 2007 auf das KIS iMed­One von Tieto. Zusätzlich kommen ein RIS des Unternehmens, ein PACS von Vepro sowie weitere Lösungen für das Rechnungswesen, die Warenwirtschaft und das Labor zum Einsatz.

„Seit wir das iMedOne KIS im Jahr 2007 erworben haben, gab es regelmäßige Gespräche zwischen dem Hersteller und unserer Geschäftsführung", berichtet Hans-Peter Mayer, Leiter IT, Qualitäts- und Prozessmanagement in Andernach. „Anfang 2012 wurde uns eine Potentialanalyse angeboten. Wir haben dann relativ schnell zugesagt, weil wir den Eindruck hatten, dass uns das voranbringen kann", so Mayer.

Defizite identifizieren, Handlungsoptionen konkretisieren

Die Potentialanalyse ist ein besonderes Angebot von Tieto, das Kunden helfen soll, ihr KIS noch besser zu nutzen. „Es ist nicht selten, dass Krankenhäuser nur einen Bruchteil der Funktionen eines KIS im Alltag nutzen", betont André Elschenbruch, Sales Manager des Anbieters. Die Hersteller können und wollen gerne helfen, stehen aber in der Praxis vor dem Problem, dass sie die Prozesse in einem Haus nicht genau genug kennen, um wirklich detaillierte, individuelle Empfehlungen abgeben zu können.

Genau hier setzt die Potentialanalyse an: „Speziell geschulte Mitarbeiter sehen sich mehrere Tage lang die Prozesse und die IT-Nutzung in einem Krankenhaus an und führen Interviews", so Elschenbruch. Auf Basis dessen lassen sich dann konkrete Verbesserungsvorschläge machen, und zwar in ganz unterschiedliche Richtungen. „Es kann sein, dass wir an der ein oder anderen Stelle erkennen, dass die Software anders parametriert werden muss, oder wir machen Vorschläge, wie bestimmte Abläufe eines digitalen Krankenhauses besser ausgeschöpft werden können."

Live dabei im Klinikalltag

In Andernach war es im Mai 2012 so weit.

Die Tieto-Mitarbeiter führten über 20 Interviews mit IT-Experten und Power-Usern. „Pro Abteilung wurde etwa eine Stunde veranschlagt. Als Interviewpartner haben wir Mitarbeiter gewählt, die Experten auf dem jeweiligen Gebiet sind und auch ein gewisses Interesse an IT-Lösungen haben." Bei zwei weiteren Terminen Ende Mai waren die Mitarbeiter dann Zuschauer: Sie begleiteten das Krankenhauspersonal und sahen sich die Prozesse und die Art der IT-Nutzung live im Alltag an. Ein schriftlicher Bericht ging der Geschäftsführung und der IT-Abteilung des St. Nikolaus-Stiftshospitals vorab zu. Danach gab es Präsentationen im kleinen Kreis auf Geschäftsführungsebene, später vor den Mitarbeitern.

Rasche Umsetzung der Ergebnisse

„Wir nehmen die Empfehlungen, die wir bekommen haben, ernst. Bei der Umsetzung können wir aber schon aus finanziellen Gründen nur schrittweise vorgehen", betont Mayer. So wurde auf technischer Seite bereits im Vorfeld festgestellt, dass die Performance des Gesamtsystems nicht mehr zufriedenstellend war. In einem ersten Schritt wurde das System deswegen bereits kurz nach der Potentialanalyse virtualisiert und eine Erneuerung der Verkabelung in weiten Teilen der Einrichtung geschaffen.

Eine zweite große „Baustelle" betraf das Zugriffskonzept. „Das gestalten wir komplett neu, um den Mitarbeitern einen schnelleren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen und gleichzeitig die datenschutzrechtlichen Anforderungen umzusetzen. Damit fallen eine Menge Klicks weg, und trotzdem steigt gleichzeitig das Datenschutzniveau", betont Projektleiterin Nadine Retzek vom Stiftshospital. Konkret wechseln die Andernacher von einem an Benutzergruppen orientierten Rechtesystem hin zu einem Rollenkonzept.

Damit können z. B. Mitarbeiter des Medizincontrollings, die auch in der Aufnahme arbeiten, die relevanten IT-Systeme nutzen, ohne sich ständig umzumelden. „Wir haben mittlerweile knapp 30 unterschiedliche Rollen definiert und hoffen, dass wir das neue Berechtigungskonzept bald einführen können", so Retzek.

Ein weiteres bei der Potentialanalyse identifiziertes Defizit betrifft die Nutzung des im Jahr 2011 angeschafften digitalen Wundmoduls. „Unser Ziel war eine komplette Digitalisierung der Wunddokumentation, aber in der Realität hatten wir zuletzt eine ineffiziente Mischdokumentation mit Papier und Software", so Retzek. Um das zu ändern, wurden softwareseitig kleinere Parame­trierungen vorgenommen, und die Mitarbeiter wurden noch einmal systematisch geschult. Fest geplant für 2013 ist eine Modernisierung des Arztarbeitsplatzes durch die neueste Version des iMedOne.

Ambulanzmanagement ist Teil der Roadmap

Es geht nicht nur darum, das KIS zu optimieren. Vielmehr behalten die Experten bei ihren Interviews und den Vor-Ort-Begehungen das große Ganze im Blick, und das betrifft auch die optimale An- und Einbindung von Subsystemen wie das Laborsystem oder PACS. Vor allem die Prozesse bereiten oft Schwierigkeiten. Denn es ist natürlich einfacher, einige Parameter der Software zu ändern oder ein Modul zu aktualisieren, als an Abläufen etwas zu ändern, die sich noch in Zeiten der Papierdokumentation eingeschliffen haben. In Andernach betrifft das beispielsweise das Ambulanzmanagement: „Wir wissen, dass wir die Ambulanz räumlich und technisch reorganisieren müssen, und werden das auch tun. Das ist Teil unserer längerfristigen Planungen."

 

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